PERENCANAAN INFORMASI dan MEDIA INFORMASI DAN PENYIMPANANNYAdalam Organisasi Proyek

Pekerjaan perencanaan informasi dapat dijabarkan sebagai berikut:

- Tugas koordinator pada tiap-tiap tahap perencanaan ialah arus informasi harus sudah dipikirkan terlebih dahulu, sekaligus beserta jadwal penyampaiannya.

- Memonitor pengawasan dari jalannya informasi dan pengarahannya kepada yang seharusnya mengetahui dan yang menerimanya.

- Supaya koordinator menguasai seluruh persoalan, maka harus punya arsip/file sejak mulai dari permulaan proyek.

- File disusun secara sistematis, dan dikelompokkan dalam masing-masing bidang seperti menyusun isi sebuah buku.

Bilamana hal tersebut diatas dapat dilaksanakan dengan baik, maka 2 unsur sumber daya telah dapat dihemat yaitu waktu dan uang.

MEDIA INFORMASI DAN PENYIMPANANNYA

Informasi pada hakekatnya disimpan diberbagai media yang dapat dikelompokkan dalam dimensi-dimensi berikut:

- Dimensi satu : disimpan dalam ingatan/otak seseorang.

- Dimensi dua : disimpan diatas kertas, buku, catatan, gambar, pita tape (termasuk suara) dan piringan-piringan.

- Dimensi tiga : relatif baru yaitu gelembung ingatan (bubble memory), patung, benda dan sebagainya.

Pada waktu sekarang, dengan berkembangnya teknologi komputer, dan membanjirnya informasi tiap-tiap hari yang perlu ditangani oleh manajer proyek, maka pemakaian komputer untuk proyek yang kelas menengah sampai besar sudah merupakan keharusan.

Salah satu keunggulan dari komputer yaitu kemampuannya menyimpan data informasi dalam jumlah banyak dengan menyita volume ruangan yang praktis amat kecil. Keuntungan yang lain yaitu kemampuan menemukan kembali informasi yang disimpan didalamnya secara cepat. Kita sudah tahu bahwa waktu adalah uang dalam manajemen proyek. Keputusan yang cepat dan akurat perlu ditunjang oleh informasi yang akurat, dan tepat waktu. Informasi yang kadaluwarsa akan mendasari suatu tindakan yang keliru atau salah. Pada akhirnya tindakan yang keliru dan salah akan menimbulkan perbantahan. Dan proyek yang gagal atau terlambat selalu diwarnai oleh perselisihan dan pertengkaran.

..... Selengkapnya tentang Organisasi Proyek